Come tutti sappiamo, infatti, con il diffondersi dell’emergenza epidemiologica da Coronavirus COVID-19, nell’ambito delle misure per il contenimento e la gestione dell’emergenza adottate dal Governo, il Presidente del Consiglio dei Ministri ha emanato un decreto che semplifica l’accesso allo smart working e lo estende a tutti i lavori subordinati che possono svolgerlo, al fine di evitare spostamenti e contagi.
Ma cos’è esattamente lo smart working?
L’Osservatorio del Politecnico di Milano lo definisce “una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.
Il termine “smart working”, o all’italiana “lavoro agile”, indica un metodo di lavoro dinamico svolto dai dipendenti a distanza, all’esterno dei locali dell’azienda.
Anche lo staff di Progetto Aroma si è attrezzato prontamente per continuare a lavorare in smart working, in modo da dare continuità di servizio ai clienti. Ovviamente “lavorare agile” è possibile solo con un buon coordinamento del team e questo lo si può ottenere grazie a strumenti più o meno rodati.
In queste settimane di smart working vi vogliamo raccontare cosa ha funzionato per noi.
Tracciamento di progetti e attività
Tenere le fila dei progetti e delle cose da fare è stato per noi fondamentale, ancora prima dell’emergenza. Da vari anni, per questa esigenza usiamo Asana.
Asana è un'applicazione web (e mobile) progettata per aiutare i team ad organizzare, tenere traccia e gestire il proprio lavoro. Permette infatti di creare progetti e task, ovvero dei compiti, assegnabili a membri del team. Fruibile da qualsiasi device e postazione, in questo periodo ci sta aiutando veramente tanto nel mantenere il focus sulle cose da fare, assegnando le giuste priorità e scadenze.
Ad integrazione di Asana, per tenere traccia anche in tempo reale delle attività in svolgimento, utilizziamo Harvest.
Tracciare il tempo che impieghiamo a svolgere un determinato lavoro infatti è fondamentale per non chiederci continuamente “Quanto tempo abbiamo impiegato per questo progetto? Quanto ci sarà costato realmente?”.
Harvest è un time tracker che ci permette di tenere traccia di quello che facciamo, dandoci la possibilità di analizzare in dettaglio i tempi realmente impiegati sui vari progetti.
E' anche utile per sapere su quale attività è attualmente impegnato un collega, evitando di disturbarlo solo per chiedergl "cosa stai facendo?".
Anche questo strumento è disponibile su app per smartphone, e permette quindi un tracciamento in mobilità.
Video-riunioni e scambio informazioni
Importante è anche il contatto umano e soprattutto lo scambio di idee e chiarimenti. Negli anni abbiamo imparato che una chiacchierata, una telefonata anche solo di 5 minuti, può far risparmiare mail kilometriche e soprattutto equivoci e malintesi.
Noi utilizziamo WhatsApp per le comunicazioni brevi: abbiamo un gruppo da anni formato da tutte le persone del nostro team e lì scriviamo solo veloci comunicazioni.
In queste settimane di distanziamento forzato abbiamo avuto modo di riscoprire con piacere le videochiamate in team di Skype.
Attualmente Skype permette videochiamate fino a 50 partecipanti. Non abbiamo esperienze di questa portata ma possiamo affermare che per il nostro team va più che bene. Inoltre ha strumenti molto utili quali la condivisione dello schermo, che permette di far vedere qualcosa sul nostro computer a tutti i partecipanti della call, utile per presentazione di progetti o lavori in corso.
Webinar e Video Conferenze
In queste settimane abbiamo anche partecipato e tenuto videoconferenze. Daniele (Responsabile Commerciale e Marketing) - ad esempio - ha presentato in diretta streaming l’intervento sul tema "10 errori da evitare per non chiudere il tuo e-commerce al primo anno" utilizzando la piattaforma Cisco Webex, in adozione presso CNA Ravenna.
Per la successiva registrazione e riproposizione dell’intervento ha utilizzato il software open source OBS, ideale per registrare video da più fonti (Es. webcam e finestra dello schermo) e trasmettere in streaming.
Ovviamente esistono anche altri strumenti ma abbiamo voluto parlarvi di quelli che stiamo attivamente utilizzando.
Il nostro bilancio finale
I problemi a volte ci sono stati e, molto probabilmente, continueranno ad esserci piccole criticità; ma non si tratta di problematiche dovute tanto alle applicazioni quanto al fatto che nelle ultime settimane il traffico Internet è aumentato notevolmente. Il lavoro da casa, la necessità di fare riunioni online e quella di connettersi in modo protetto alle reti aziendali attraverso le cosiddette "VPN" (reti private virtuali), hanno prodotto infatti un notevole aumento del traffico che, unito alla didattica online e anche all’intrattenimento quotidiano tramite piattaforme di streaming, ha spesso saturato le reti. Nella nostra esperienza, comunque, sono stati casi sporadici.
Possiamo quindi affermare che lo smart working per noi quindi si è rivelata un’esperienza più che positiva, ma non vediamo l’ora di poterci nuovamente incontrare anche solo per due chiacchere e un caffè con i colleghi ;-)
