1. Cambiare gli orari di apertura delle pagine social e segnalare che sarete chiusi per ferie
Hai una pagina Google My Business e non riceverai i clienti per una settimana o forse due? Modifica i tuoi orari di apertura segnalando che sarai temporaneamente chiuso alla clientela. Inoltre, non dimenticare di pubblicare un post dove indicherai chiaramente il lasso di tempo in cui sarai in ferie ed eventuali contatti di "emergenza" se necessario.
Per attivare la modalità temporaneamente chiuso su Google My Business trovi le indicazioni qui; mentre per Facebook e Instagram potrai programmare un post in cui segnalerai il tuo periodo di ferie e altre informazioni utili utilizzando direttamente la piattaforma di Creator Studio. Potrai inoltre programmare tutti i post che desideri anche nel periodo in cui non sarai a lavoro utilizzando sia Creator Studio sia un programma studiato appositamente per farlo come - ad esempio - Hootsuite, Postpickr, etc.
2. Impostare un out of office per l'account di posta elettronica
Non sempre tutti staccano o vanno in ferie nel mese di agosto perciò è importante avvisare tutti i collaboratori o clienti della vostra assenza e che quindi non risponderete alle richieste prima di una determinata data. In questo senso, ci viene in aiuto direttamente il nostro account di posta elettronica: se avete il servizio email sui nostri server, potete chiederci di impostare un messaggio ferie e noi lo faremo per voi (o vi insegneremo come fare).
Inoltre, scegliendo di utilizzare queste “auto-risposte” potrete anche cogliere l'occasione per inviare un messaggio simpatico, ironico od oppure presentare la vostra azienda in un determinato modo. Ad esempio, potreste riportare alla fine del vostro testo di risposta automatica una citazione che richiami la vostra mission aziendale oppure una frase ironica sul fatto che meritate le ferie perché avete raggiunto un obiettivo importante. Non ci sono limiti alla creatività, fate ciò che più vi piace!
3. Fate una to do list nei giorni prima della pausa (anche delle cose che non dovete per forza chiudere)
Per anni ci siamo intestarditi a voler chiudere tutte le pratiche aperte prima di partire...e non c’è nulla di più sbagliato!
Meglio darsi delle priorità e quello che rimane in sospeso o lo si passa al collega oppure lo si pianifica per il rientro post-ferie, quando saremo più rilassati e rinvigoriti. In questo modo la testa si libera e le incombenze non cadono nel nulla, bensì saranno organizzate al rientro. Un ottimo strumento per organizzare le attività è Google Calendar (utilizzando anche la funzionalità "Task") oppure, se usate Outlook, il calendario e la funzione "To Do".
Per chi vuole osare di più sono disponibili strumenti specifici per la gestione dei progetti e delle attività, come Asana, che abbiamo adottato da vari anni anche internamente.
4. Mettete al sicuro tutte le password
Si sa, quando si stacca per un po' arrivano i "vuoti di memoria" delle azioni che compiamo ogni giorno e - con questi - spesso se ne vanno anche le nostre importantissime chiavi segrete. Il modo per mettere al sicuro le password e non scordarle mai, anche dopo una pausa vacanze, è quello di utilizzare dei programmi o delle applicazioni studiate ad hoc. Ecco quindi che vi consigliamo LastPass oppure 1Password che, salvo funzionalità pro o business, sono entrambi gratuiti e funzionano benissimo!
5. Salvatevi le playlist o i video di Youtube che non avete avuto il tempo di seguire in questi ultimi mesi
Non avete avuto tempo di seguire alcuni webinar o tutorial su Youtube ma finalmente - sotto l'ombrellone o in un momento di stacco - ne avrete il tempo? Ottimo! Il modo migliore per riprendere il filo di quello che "vi siete persi" lo offre direttamente la piattaforma di video-streaming con la funzionalità "guarda più tardi".
Ad esempio, se volete guardarvi tutte le lezioni pubblicate dalla nostra Progetto Aroma Smart School basterà andare sul nostro canale Youtube, iscrivervi (così da non perderete alcuna informazione futura) e poi cliccare sui video che vi interessano scegliendo "Guarda più tardi". Una volta sotto l'ombrellone, ritroverete i video da visualizzare in un clic!
Buone Ferie a chi parte e Buon Lavoro a chi resta.
